Păstrăm datele personale doar cât este necesar scopurilor pentru care au fost colectate (art. 5(1)(e) GDPR). La expirarea perioadei, datele sunt șterse în mod securizat sau anonimizate.
Jurnalele de audit (activitate) folosesc o retenție pe niveluri, în funcție de importanța evenimentului: evenimentele de rutină (informative) se păstrează 12 luni; modificările notabile (ex. schimbări de rol, setări) 24 de luni; iar evenimentele critice — de securitate, financiare, de guvernanță (voturi) și acțiunile distructive — 5 ani. Evenimentele critice nu sunt șterse înainte de termen, cu excepția cazului în care organizația însăși este ștearsă (a se vedea mai jos).
Coșul de gunoi (30 de zile) pentru elemente șterse individual
Când tu sau un administrator ștergeți un task, un eveniment, un anunț, un document, un contact, o recenzie, un buget, un șablon sau un candidat de recrutare, elementul dispare imediat din experiența normală a utilizatorilor - nu mai apare în liste, căutări sau rapoarte. Rândul rămâne însă recuperabil timp de 30 de zile într-un „coș de gunoi" intern, accesibil doar unui Super Admin Quorify autorizat, pentru cazurile de eroare, incident tehnic sau abuz. După 30 de zile, un proces automat șterge definitiv datele.
Excepție: la eliminarea unui membru dintr-o organizație, documentele sale personale de membru sunt șterse definitiv și imediat (nu trec prin coșul de 30 de zile), pentru a respecta dreptul la ștergere al persoanei care nu mai are legătură cu organizația.
Instantanee organizaționale și restaurare de dezastru
Independent de coșul de gunoi de mai sus, Quorify creează automat, o dată pe săptămână, un instantaneu (snapshot) al datelor fiecărei organizații active, păstrat 30 de zile. Un Super Admin Quorify autorizat poate folosi un astfel de instantaneu pentru a restaura o organizație la o stare anterioară, exclusiv în cazuri de incident grav (de ex. ștergere accidentală în masă, eroare tehnică), la cererea sau cu informarea Organizației, ori de câte ori este posibil. Înaintea oricărei restaurări se creează automat un instantaneu suplimentar de siguranță al stării curente.
Reținerea acestor instantanee pentru o perioadă limitată se întemeiază pe interesul legitim al Organizației și al Quorify de a putea recupera date pierdute din eroare și, după caz, pe necesitatea de a putea dovedi sau apăra un drept în justiție (art. 17(3)(e) GDPR). Instantaneele nu sunt folosite în alte scopuri și nu sunt accesibile administratorilor obișnuiți ai organizației.
Datele Formularului 230 (inclusiv CNP) sunt șterse automat, printr-un proces recurent, după perioada de arhivare de 5 ani fiscali + 1 an; înregistrările și documentele PDF asociate sunt eliminate definitiv. Vezi DPA 230.
La ștergerea contului sau la încetarea abonamentului, datele asociate se șterg conform DPA, cu excepția celor a căror păstrare este impusă de lege (ex. documente fiscale) sau a instantaneelor de siguranță menționate mai sus, care expiră în cel mult 30 de zile de la ultima lor creare. Solicitări: contact@usequorify.com.