Contractul de voluntariat: clauze obligatorii și ce trebuie să conțină

Mulți coordonatori de organizații cred că voluntariatul e o înțelegere informală, pe încredere. Pe încredere - da, dar nu informală. În România, relația dintre o organizație și un voluntar este reglementată prin lege și se bazează pe un contract scris. Nu e birocrație inutilă: contractul protejează ambele părți și, mai ales, îi dă voluntarului dreptul la o recunoaștere oficială a experienței lui.

Hai să vedem ce trebuie să conțină un contract de voluntariat corect și de ce merită să-l tratezi în serios.

Cadrul legal: Legea 78/2014

Activitatea de voluntariat este reglementată de Legea nr. 78/2014 privind reglementarea activității de voluntariat în România, completată de regulile generale din Codul civil. Legea definește voluntariatul, stabilește drepturile și obligațiile părților și impune forma scrisă a relației de voluntariat.

De ce e obligatoriu în formă scrisă

Legea prevede că relația de voluntariat se desfășoară pe baza unui contract încheiat în formă scrisă, în limba română, în cel puțin două exemplare (câte unul pentru fiecare parte). Forma scrisă nu e un moft: ea clarifică ce face voluntarul, cât timp și în ce condiții, și protejează atât organizația, cât și omul. O înțelegere doar verbală nu îți permite, de exemplu, să eliberezi un certificat de voluntariat valid.

Clauzele obligatorii

Un contract de voluntariat corect cuprinde cel puțin:

• Părțile - organizația-gazdă și voluntarul, cu datele de identificare.

• Obiectul și activitățile - ce anume va face voluntarul, concret.

• Durata și timpul - perioada contractului și timpul de lucru estimat.

• Drepturile și obligațiile părților - inclusiv dreptul voluntarului la informare, la condiții potrivite și la certificat.

• Protecția muncii și a datelor - condiții de siguranță și modul de prelucrare a datelor personale.

• Modul de încetare - cum se poate înceta contractul.

Certificatul și raportul de activitate

Una dintre cele mai valoroase prevederi pentru voluntar: la finalul activității, are dreptul la un certificat de voluntariat, însoțit de un raport care descrie activitatea desfășurată și competențele dobândite. Pentru un student, acest certificat e un document real, util la angajare sau la o bursă. O organizație care eliberează certificate corecte și la timp arată că respectă efortul oamenilor ei - și asta se vede în retenție. Despre asta am scris și în ghidul despre retenția voluntarilor.

Voluntariatul ca experiență care contează

Un detaliu pe care merită să-l știe orice student: legea încurajează recunoașterea experienței de voluntariat ca experiență relevantă, inclusiv profesională, în domeniul în care a fost prestată. Cu alte cuvinte, lunile petrecute organizând evenimente sau coordonând o echipă nu sunt "doar voluntariat" - sunt experiență pe care o poți demonstra cu acte. Tocmai de aceea contractul și certificatul contează atât de mult.

Atenție la datele voluntarului

Contractul conține date cu caracter personal, deci se supune GDPR: colectează doar ce e necesar, păstrează documentele în siguranță și nu le ține mai mult decât e nevoie. E un loc bun în care să clarifici și cum vor fi folosite datele voluntarului pe parcursul activității.

Greșeli frecvente

• Lucrezi doar pe înțelegere verbală, fără contract scris.

• Folosești un contract vag, fără activități și durată clare.

• Uiți să eliberezi certificatul la final - și pierzi un instrument de retenție.

• Nu spui nimic despre prelucrarea datelor personale.

Drepturile și obligațiile voluntarului, pe scurt

Legea echilibrează relația, ca să nu fie nici exploatare, nici dezordine. Voluntarul are, printre altele, dreptul:

• Să fie informat clar despre activități, drepturi și obligații.

• Să desfășoare activitatea în condiții potrivite și sigure.

• Să primească un certificat de voluntariat și un raport de activitate la final.

• Să i se respecte confidențialitatea datelor personale.

În schimb, voluntarul are și obligații: să își îndeplinească sarcinile asumate, să respecte regulile organizației și să păstreze confidențialitatea informațiilor la care are acces. Contractul e locul în care toate astea devin clare pentru ambele părți - de aceea claritatea lui previne neînțelegeri.

Voluntarii minori: reguli speciale

Dacă lucrezi cu voluntari sub 18 ani (frecvent în proiectele cu elevi sau de liceu), atenția crește. Pentru minori este nevoie de acordul părintelui sau al reprezentantului legal, iar activitățile trebuie adaptate vârstei și să nu le afecteze educația sau sănătatea. Tratează această zonă cu grijă suplimentară, atât din respect pentru tineri, cât și pentru a fi în regulă cu legea. Pune contractul la dispoziția voluntarului din timp, nu i-l da să-l semneze în grabă în prima zi - un om care își înțelege rolul de la început se implică altfel.

Cum gestionezi contractele într-un singur loc

Când ai zeci de voluntari, contractele și certificatele devin greu de urmărit pe hârtie sau prin foldere. Într-o platformă ca Quorify ții evidența voluntarilor, a perioadelor de activitate și a documentelor asociate într-un singur loc, astfel încât, când vine momentul, să poți elibera rapid certificatele corecte, cu datele exacte.

Vrei să faci toate astea într-un singur loc, nu pe zece tool-uri separate? Înrolează-ți organizația în Quorify și gestionează membri, ședințe, voturi și documente dintr-o singură aplicație.

Întrebări frecvente

Chiar e obligatoriu contractul scris? Da. Legea 78/2014 prevede forma scrisă a relației de voluntariat. Fără ea, nu poți elibera certificate de voluntariat valide.

Voluntariatul se consideră experiență profesională? Legea încurajează recunoașterea voluntariatului ca experiență relevantă în domeniul prestat. Certificatul și raportul de activitate sunt dovada concretă. Tot mai multe programe de burse, internship-uri și angajatori privesc favorabil experiența de voluntariat documentată, pentru că arată inițiativă, responsabilitate și abilități reale, dobândite în practică - nu doar la cursuri. Iar pentru organizație, contractul scris e o protecție, nu doar o formalitate.

Acest articol are scop informativ și nu reprezintă consultanță juridică sau fiscală. Legislația se modifică periodic, iar fiecare organizație are situația ei. Pentru cazuri concrete, verifică textul legal actualizat și, la nevoie, întreabă un specialist sau juristul universității tale.

Surse și referințe

• Parlamentul României. (2014). Legea nr. 78/2014 privind reglementarea activității de voluntariat în România. Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 469 din 26 iunie 2014.

• Parlamentul României. (2009). Legea nr. 287/2009 privind Codul civil. Republicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 505 din 15 iulie 2011.

• Parlamentul European și Consiliul Uniunii Europene. (2016). Regulamentul (UE) 2016/679 (Regulamentul general privind protecția datelor). Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, L 119, 4 mai 2016.